Ringkasan
- Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi.
- Kami tidak memasang Google Analytics, iklan, atau pelacak pihak ketiga. Cookie yang dipakai hanya dua, dan keduanya diperlukan agar situs berfungsi.
- Isian toolkit hanya tersimpan di server kami bila Anda sendiri mengisi kode sesi.
- Anda dapat meminta salinan, perbaikan, atau penghapusan data melalui office@knowledgemanagement.id.
1. Pengendali data dan ruang lingkup
Pengendali data pribadi adalah Knowledge Management Indonesia, pengelola situs knowledgemanagement.id, dengan kontak resmi office@knowledgemanagement.id dan +62 812 3533 8398.
Kebijakan ini berlaku untuk situs knowledgemanagement.id, layanan kursus, toolkit, dan studi kasus di dalamnya, layanan konsultasi kami, serta aplikasi internal yang kami pakai untuk mengelola kanal media sosial resmi.
2. Data pribadi yang kami proses
Kami hanya memproses data yang diperlukan untuk tujuan yang jelas. Dasar pemrosesan merujuk pada Pasal 20 ayat 2 UU PDP.
| Kategori | Data | Tujuan | Dasar pemrosesan |
|---|---|---|---|
| Akun dan pembelajaran | Nama, alamat surel, kata sandi (disimpan sebagai hash), organisasi, bio, foto profil, progres belajar, nilai, jawaban tugas beserta lampirannya, sertifikat, dan tulisan di forum diskusi. | Membuat dan mengelola akun, menjalankan kursus, menilai tugas, serta menerbitkan dan memverifikasi sertifikat. | Pelaksanaan perjanjian (Pasal 20 ayat 2 huruf b). |
| Formulir kontak dan konsultasi | Nama, alamat surel, organisasi, nomor telepon, subjek, isi pesan, dan alamat IP pengirim. | Menjawab pertanyaan dan menindaklanjuti permintaan konsultasi. Alamat IP dipakai untuk mencegah penyalahgunaan formulir. | Persetujuan (huruf a) dan kepentingan yang sah (huruf f). |
| Klien layanan konsultasi | Nama kontak, organisasi, rincian layanan, dan data penagihan. | Menyusun proposal, menjalankan kontrak, dan menerbitkan tagihan. | Pelaksanaan perjanjian (huruf b) dan pemenuhan kewajiban hukum (huruf c). |
| Isian toolkit dan studi kasus | Tanpa kode sesi: isian hanya tersimpan di peramban Anda dan tidak kami terima. Dengan kode sesi: isian, kode sesi, alamat IP, dan jenis peramban tersimpan di server kami. | Menyimpan dan memulihkan isian, serta mencatat penggunaan toolkit dalam pelatihan. | Persetujuan (huruf a), yang Anda berikan dengan mengisi kode sesi dan menekan Hubungkan. |
| Data teknis | Alamat IP, jenis peramban, waktu akses, halaman yang diminta, dan catatan galat server. | Menjaga keamanan, mendeteksi gangguan, dan memelihara sistem. | Kepentingan yang sah (huruf f). |
Data diperoleh langsung dari Anda saat mendaftar, mengisi formulir, mengikuti kursus, atau memakai toolkit. Data teknis tercatat otomatis oleh server. Kami tidak membeli data pribadi dari pihak lain.
3. Isian toolkit dan kode sesi
Toolkit dan studi kasus di situs ini berjalan dalam bingkai terisolasi. Tanpa kode sesi, isian Anda hanya ada di peramban dan tidak pernah kami terima. Bila Anda mengisi kode sesi dan menekan Hubungkan, isian dikirim ke server kami agar bisa dipulihkan dari perangkat lain.
- Siapa pun yang mengetahui kode sesi dapat membuka dan mengubah isiannya. Kode sesi berfungsi seperti kunci bersama, bukan kata sandi pribadi.
- Pilih kode yang sulit ditebak, misalnya gabungan nama kelompok, divisi, dan tanggal.
- Jangan menuliskan data sensitif di toolkit, misalnya data kesehatan, nomor identitas, atau identitas narasumber yang dilindungi.
- Fasilitator pelatihan dapat melihat isian yang tersimpan dengan kode sesi untuk keperluan pendampingan.
4. Cookie dan pelacakan
Situs ini hanya memakai cookie yang diperlukan agar layanan berfungsi. Cookie ini tidak dipakai untuk iklan atau membuat profil perilaku.
| Nama cookie | Fungsi | Masa berlaku |
|---|---|---|
| knowledge-management-indonesia-session | Menjaga sesi masuk dan status halaman Anda. | 2 jam |
| XSRF-TOKEN | Melindungi formulir dari serangan pemalsuan permintaan lintas situs (CSRF). | 2 jam |
Kami tidak memasang Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, atau pelacak pihak ketiga lainnya. Kami memakai Google Search Console untuk memantau kinerja situs di hasil pencarian Google. Layanan itu tidak memasang skrip di halaman kami dan tidak mengumpulkan data dari kunjungan Anda di situs ini.
5. Pemroses data dan pihak ketiga
Kami tidak memperjualbelikan data pribadi. Data diproses oleh penyedia berikut, semata untuk menjalankan layanan:
- Hostinger: Hosting situs, basis data, penyimpanan berkas, dan jaringan pengiriman konten (CDN).
- Google (layanan surel): Pengiriman surel transaksional, misalnya verifikasi akun, reset kata sandi, dan notifikasi kursus.
- Meta Platforms: Platform kanal Instagram resmi kami. Rinciannya ada di bagian Kanal media sosial.
Kami dapat mengungkapkan data pribadi bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah lembaga yang berwenang, sebatas yang diwajibkan.
6. Kanal media sosial dan Meta Graph API
Kami mengelola akun Instagram resmi @knowledgemanagement_id dengan aplikasi internal yang terhubung ke Meta Graph API. Aplikasi tersebut:
- hanya menerbitkan konten yang kami buat sendiri ke akun kami sendiri;
- hanya membaca statistik agregat atas konten kami sendiri, misalnya jangkauan, tayangan, dan interaksi;
- tidak mengakses data pribadi pengikut, daftar teman, pesan pribadi, maupun profil pihak ketiga;
- tidak menyimpan, menjual, membagikan, atau memindahkan data pengguna Meta kepada pihak mana pun;
- hanya digunakan secara internal oleh tim kami dan tidak disediakan sebagai layanan kepada pihak lain.
Bila Anda menghubungi kami lewat pesan langsung atau komentar, isi pesan itu kami proses semata untuk menjawab Anda. Pemrosesan data oleh Meta sendiri tunduk pada kebijakan privasi Meta.
7. Transfer data ke luar Indonesia
Sebagian penyedia kami, yaitu Google, Meta, dan infrastruktur Hostinger, dapat menyimpan atau memproses data di pusat data di luar wilayah Indonesia. Sesuai Pasal 56 UU PDP, kami hanya memakai penyedia yang menerapkan standar pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, dan yang terikat perjanjian pemrosesan data yang layak.
8. Masa simpan data
- Akun dan riwayat belajar: selama akun aktif. Setelah akun dihapus atas permintaan Anda, data dihapus atau dianonimkan.
- Sertifikat: kode dan data verifikasi disimpan selama diperlukan untuk membuktikan keaslian sertifikat, kecuali Anda meminta penghapusan.
- Pesan kontak: paling lama 24 bulan sejak pesan terakhir, kecuali berlanjut menjadi hubungan kerja.
- Isian toolkit berkode sesi: sampai Anda meminta penghapusan. Kami meninjau secara berkala dan menghapus isian yang tidak diperbarui lebih dari 12 bulan.
- Data penagihan: selama 10 tahun sesuai kewajiban penyimpanan dokumen perpajakan.
- Log teknis: mengikuti siklus rotasi log penyedia hosting.
9. Keamanan data
Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang sepadan dengan risikonya, antara lain:
- seluruh lalu lintas situs dienkripsi dengan HTTPS;
- kata sandi disimpan sebagai hash satu arah, sehingga tidak dapat dibaca oleh siapa pun, termasuk kami;
- pembatasan jumlah percobaan pada formulir masuk dan formulir kontak;
- akses panel admin dibatasi berdasarkan peran dan hanya diberikan kepada personel yang memerlukannya;
- toolkit berjalan dalam bingkai terisolasi (sandbox) yang tidak dapat membaca cookie atau sesi akun Anda.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Karena itu kami juga menyiapkan prosedur penanganan insiden pada bagian 12.
10. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi
Sesuai Pasal 5 sampai Pasal 13 UU PDP, Anda berhak untuk:
- Mendapatkan informasi tentang identitas kami, dasar hukum, tujuan, dan akuntabilitas pemrosesan data Anda (Pasal 5).
- Melengkapi dan memperbaiki data pribadi yang tidak lengkap atau tidak akurat (Pasal 6).
- Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda (Pasal 7).
- Mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda (Pasal 8).
- Menarik kembali persetujuan yang pernah Anda berikan (Pasal 9).
- Mengajukan keberatan atas keputusan yang diambil semata-mata melalui pemrosesan otomatis (Pasal 10).
- Menunda atau membatasi pemrosesan secara proporsional sesuai tujuannya (Pasal 11).
- Menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda (Pasal 12).
- Memperoleh dan memindahkan data dalam format yang lazim dan dapat dibaca sistem (Pasal 13).
Ajukan permohonan ke office@knowledgemanagement.id dari alamat surel yang terdaftar, atau sertakan informasi yang cukup untuk memverifikasi identitas Anda. Kami menanggapi paling lambat 3 × 24 jam sejak permohonan lengkap kami terima. Permohonan tidak dikenai biaya.
11. Cara meminta penghapusan data
- Kirim surel ke office@knowledgemanagement.id dengan subjek Permohonan Penghapusan Data.
- Sebutkan alamat surel akun Anda, atau kode sesi toolkit yang ingin dihapus. Untuk data terkait Instagram, sebutkan nama pengguna Instagram Anda.
- Kami memverifikasi permohonan, menghapus data paling lambat 3 × 24 jam setelah verifikasi, lalu mengirim konfirmasi tertulis kepada Anda.
Data yang wajib kami simpan menurut hukum, misalnya dokumen penagihan, tetap disimpan sampai masa wajibnya berakhir. Data itu tidak lagi dipakai untuk tujuan lain.
12. Kegagalan pelindungan data
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberitahukannya secara tertulis kepada Subjek Data Pribadi yang terdampak dan kepada lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam sejak kegagalan diketahui, sesuai Pasal 46 UU PDP. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, waktu dan cara terungkapnya, serta langkah penanganan dan pemulihan yang kami lakukan.
13. Data anak
Layanan kami ditujukan untuk kalangan profesional dan organisasi. Kami tidak dengan sengaja memproses data pribadi anak di bawah 18 tahun. Bila pemrosesan diperlukan, kami meminta persetujuan orang tua atau wali sesuai Pasal 25 UU PDP.
14. Perubahan kebijakan
Kami meninjau kebijakan ini setidaknya sekali setahun, atau lebih cepat bila layanan atau peraturan berubah. Setiap perubahan diumumkan di halaman ini beserta nomor versi dan tanggal berlaku yang baru. Perubahan yang berdampak besar kami beritahukan juga melalui surel kepada pemilik akun.
15. Kontak dan pengaduan
Pertanyaan tentang kebijakan ini dapat dikirim ke office@knowledgemanagement.id atau melalui halaman Kontak. Bila Anda menilai hak Anda belum terpenuhi, Anda dapat menyampaikan pengaduan kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi yang berwenang.