LSM Cahaya Tani — Drive 47 Folder Tanpa Pola

47 folder, nol pola. 15 menit terbuang tiap kali mencari 1 dokumen. Rancang struktur yang benar-benar bertahan — bukan rapi 3 bulan lalu kacau lagi.

⏱ 25 menit · 3 kelompok x 5 peserta Sesi 2 — Tahap Himpun (wadah)

Level 2 dari 8 — Keahlian baru: Arsitek Struktur (3 Logika & Uji 3 Pertanyaan)

Identitas Kelompok

3 kelompok tetap (5 peserta/kelompok) berperan sebagai Tim Konsultan KM Pendamping OMS — mengambil 1 klien baru tiap sesi, membawa serta semua keahlian dari klien-klien sebelumnya. Pilih kelompok yang sama di setiap sesi supaya portofolio Anda berlanjut.

Kelompok 1

Kelompok 2

Kelompok 3

Nama Notulis / Pencatat

Anggota yang Hadir (opsional)

🎓 Portofolio Konsultan KM Anda

Pilih kelompok Anda dulu untuk melihat portofolio klien yang sudah Anda tangani.

🌳Di Kertas Plano: Sketsa Pohon Folder

Kerjakan dulu bersama kelompok di kertas plano (±15 menit) — baru pindahkan hasil akhirnya ke form digital di bawah.

Gambar 1 kotak besar 'Drive LSM Cahaya Tani' di tengah plano.
Cabangkan maksimal 6 folder utama, lalu 2-3 sub-folder di tiap cabang.
Tempel/tulis di sebelahnya: 3 contoh nama file asli paling berantakan, untuk diaudit ulang di form digital.

✏️ Sepakati dulu 1 logika struktur (Function/Program/Issue) sebelum mulai menggambar cabang.

📖 Klien Baru Anda

Klien kedua Tim Konsultan KM Anda: LSM Cahaya Tani, organisasi petani dampingan yang sudah 6 tahun berjalan. Google Drive mereka berisi 47 folder tanpa pola yang jelas: "Dokumen 2023", "Baru", "Punya Pak Budi", "Untuk Donor A", "draft-draft", "jangan hapus", dan seterusnya. Staf baru selalu bingung harus mulai dari mana, staf lama pun sering salah taruh file karena tidak yakin folder mana yang "benar". Setiap kali ada rapat mendadak dengan donor, minimal 15 menit dihabiskan hanya untuk mencari 1 dokumen. Ketua LSM Cahaya Tani menyerahkan sepenuhnya ke kelompok Anda: "Kami sudah coba beres-beres sendiri 2 kali, tapi 3 bulan kemudian kacau lagi. Kali ini rancang yang benar-benar bertahan."

🧭 Bekal dari klien sebelumnya: di Level 1 Anda belajar bahwa pengetahuan penting sering hilang di level Wisdom/Pengetahuan karena tidak ada STRUKTUR untuk menangkapnya. Level 2 ini adalah langkah pertama membangun struktur itu — sebelum taksonomi (Level 3) bisa berfungsi, WADAH-nya harus benar dulu.

Langkah 1 — Pilih Logika Struktur

Dari 3 Logika (Function/Program/Issue), mana yang paling cocok untuk LSM Cahaya Tani? Jelaskan alasannya sebelum mulai merancang.

Function (Fungsi Kerja)

Bagi berdasarkan divisi/fungsi: Advokasi, Riset, Program, Keuangan...

Program (Nama Program/Proyek)

Bagi berdasarkan nama program: Advokasi Harga Gabah, Sekolah Lapang, ...

Issue (Isu/Tema)

Bagi berdasarkan isu: Ketahanan Pangan, Reforma Agraria, ...

Alasan kelompok Anda memilih logika ini

Langkah 2 — Rancang Minimal 5 Folder Utama

Gunakan logika yang Anda pilih. Rancang folder utama + sub-folder yang akan menggantikan 47 folder lama.

Langkah 3 — Uji dengan 3 Pertanyaan

Uji rancangan Anda: siapa yang akan mencari, kapan mereka mencari, dan kata kunci apa yang mereka ketik?

Siapa yang paling sering mencari dokumen di Drive ini?

Kapan mereka biasanya mencari (situasi mendesak seperti apa)?

Kata kunci apa yang paling mungkin mereka ketik di kolom pencarian?

Langkah 4 — Audit Naming Convention File Lama

3 nama file asli LSM Cahaya Tani di bawah ini — tandai mana yang bermasalah, lalu sarankan nama barunya mengikuti pola YYYYMMDD_NamaDokumen_v[n].

Hasil Rancangan Kelompok Anda — Klien: LSM Cahaya Tani

Struktur Folder Baru

Uji 3 Pertanyaan

Audit Naming Convention

🧭 Catatan Fasilitator

Pola "47 folder tanpa nama jelas" ini bukan kebetulan.

📊 Terhubung ke data nyata: konsistensi penamaan file (I1) adalah salah satu skor TERENDAH di seluruh 15 item survei pra-pelatihan — hanya 2.08/5 dari 11 peserta. LSM Cahaya Tani adalah wajah dari angka itu: organisasi CSO pada umumnya tahu pentingnya rapi, tapi kebiasaan penamaan konsisten belum terbentuk.

Riwayat Tersimpan di Perangkat Ini (0)

▾